Predajca vozidiel, 90 ľudí, 15 pobočiek
Nástup a odchod zamestnanca naprieč ôsmimi systémami
- Výsledok
- Založenie prístupov novému človeku z desiatok minút na necelú minútu.
- Trvanie
- 1 týždeň
- Problém
- Nový človek potreboval účty v ôsmich rôznych systémoch a odchádzajúci ich potreboval postupne zrušiť. Robilo sa to ručne, podľa pamäte, a vždy sa na niečo zabudlo — najčastejšie na účet, ktorý po odchode ostal aktívny.
- Čo sme postavili
- Jeden nástroj, ktorý cez API oslovuje všetky systémy naraz — Google Workspace, Pipedrive, Trello, WordPress a ďalšie. Pri odchode najprv odovzdá dáta a až potom ruší prístupy. Každý krok sa zapisuje do auditného záznamu.
- Stav prevádzky
- Prevádzkujeme
Pri deväťdesiatich ľuďoch a pätnástich pobočkách chodia nábory vo vlnách — niekoľko dní po sebe nastupuje viacero ľudí, potom je zas pár dní pokoj. V tých vlnách strávil administrátor zakladaním a rušením prístupov desiatky minút denne, niekedy aj hodiny. Osem systémov krát dva smery je šestnásť úkonov, ktoré musel spraviť ručne a v správnom poradí.
Dnes trvá založenie prístupov novému človeku necelú minútu.
Zabudnutý účet pri nástupe znamená, že človek prvý deň nemôže pracovať. Zabudnutý účet pri odchode je horší — nikto si ho nevšimne, lebo sa nikomu neozve.
Najťažšia časť nie je rušenie prístupov, ale poradie. V Google Workspace treba najprv nastaviť delegovanie a presmerovanie pošty, potom previesť dokumenty na nástupcu, až potom účet pozastaviť, uvoľniť licenciu a nakoniec zmazať. V CRM treba najprv previesť obchody, kontakty a firmy na iného obchodníka aj s aktivitami a sledovaním — inak sa stratia spolu s účtom. Presne v tomto poradí sa pri ručnej práci chybuje.
Nie všetko sa dalo zautomatizovať. Dva zo systémov nemajú použiteľné API, tak ostali ako checklist, ktorý nástroj zobrazí a odškrtne. Radšej priznaný ručný krok než tichý predpoklad, že sa o to niekto postaral.
Technológie: Next.js · Supabase · Google Workspace API · Pipedrive API