Nástup a odchod zamestnanca naprieč ôsmimi systémami

Pri deväťdesiatich ľuďoch a pätnástich pobočkách chodia nábory vo vlnách — niekoľko dní po sebe nastupuje viacero ľudí, potom je zas pár dní pokoj. V tých vlnách strávil administrátor zakladaním a rušením prístupov desiatky minút denne, niekedy aj hodiny. Osem systémov krát dva smery je šestnásť úkonov, ktoré musel spraviť ručne a v správnom poradí.

Dnes trvá založenie prístupov novému človeku necelú minútu.

Zabudnutý účet pri nástupe znamená, že človek prvý deň nemôže pracovať. Zabudnutý účet pri odchode je horší — nikto si ho nevšimne, lebo sa nikomu neozve.

Najťažšia časť nie je rušenie prístupov, ale poradie. V Google Workspace treba najprv nastaviť delegovanie a presmerovanie pošty, potom previesť dokumenty na nástupcu, až potom účet pozastaviť, uvoľniť licenciu a nakoniec zmazať. V CRM treba najprv previesť obchody, kontakty a firmy na iného obchodníka aj s aktivitami a sledovaním — inak sa stratia spolu s účtom. Presne v tomto poradí sa pri ručnej práci chybuje.

Nie všetko sa dalo zautomatizovať. Dva zo systémov nemajú použiteľné API, tak ostali ako checklist, ktorý nástroj zobrazí a odškrtne. Radšej priznaný ručný krok než tichý predpoklad, že sa o to niekto postaral.