Google Workspace ako centrum firmy, nie len e-mail
Vzorec, ktorý sa opakuje
Firma si kúpi Google Workspace kvôli mailu. O pár rokov neskôr platí aj za Slack na komunikáciu, aj za samostatný kalendárový nástroj, aj za heslá do desiatich interných appiek — hoci Workspace všetko toto už vie, a firma zaň aj tak platí.
Netreba to riešiť naraz. Stačí to riešiť postupne, podľa toho, čo najviac bolí.
Prípad 1: mail a kalendár
Predajca vozidiel s 90 zamestnancami na 15 pobočkách mal roky mailovej histórie roztrúsené vo viac než 100 samostatných schránkach. Presunuli sme celú túto históriu do Gmailu a zaviedli Google Calendar naprieč firmou — teraz je na prvý pohľad vidno, kto má čo kedy a kedy je voľný, čo predtým vyžadovalo telefonát alebo správu na Slacku.
Prípad 2: chat
Firma s 112 zamestnancami (predaj a montáž fotovoltaiky) používala Google Workspace dlhodobo, ale len čiastočne — popri ňom platila aj za Slack, ktorý robil presne to, čo vedel aj Google Chat. Migrovali sme kanály aj členov cez Chat API, najprv nanečisto, potom na jednom kanáli, až nakoniec na všetkých.
Výsledok: o jedno platené predplatné menej, komunikácia na jednom mieste.
Prípad 3: prihlásenie bez hesla
Tá istá firma potrebovala riešiť aj prihlasovanie do interných aplikácií. Namiesto ďalšieho hesla na zapamätanie sme nastavili Google SSO — zamestnanec sa prihlási raz cez firemný Google účet a to isté prihlásenie mu otvorí ostatné appky. O jedno heslo menej na zapamätanie, prípadne únik, jeden účet na zrušenie pri odchode zamestnanca namiesto desiatich.
Prípad 4: identita ako základ automatizácie
Keď má firma Workspace účet ako jednoznačnú identitu človeka, dá sa na ňom postaviť aj to, čo príde po prihlásení. Presne to sme spravili pre predajcu vozidiel z prípadu 1 — založenie prístupov novému zamestnancovi kleslo z desiatok minút na necelú minútu, naviazané na jeho Workspace účet namiesto ručného zakladania jedného po druhom.
Kde začať
Netreba robiť všetko naraz. Zvyčajne sa oplatí začať tam, kde firma platí dvakrát za to isté (chat, kalendár), a identitu (SSO, automatizácia prístupov) riešiť až potom, keď je Workspace skutočne centrom, nie len mailovou schránkou.
Ak vaša firma platí za nástroj popri Workspace, ktorý robí to isté — napíšte nám, čo vás brzdí.