Legalizačné dokumenty, ktoré sa vypĺňajú samy

Výsledok

Tri hodiny denne späť legalizačnému oddeleniu.

Trvanie

3 dni

Problém

Plnomocenstvo a súhlas so spracovaním osobných údajov vypisovalo legalizačné oddelenie ku každej zákazke ručne — prepisovaním údajov z Odoo do vzorových dokumentov. Denne to zabralo tri hodiny čistého času.

Čo sme postavili

Automatika naviazaná priamo na Odoo. Keď zákazka prejde do fázy zistenia rezervovanej kapacity, dokumenty sa vygenerujú z aktuálnych údajov, odídu zákazníkovi na elektronický podpis a odložia sa na firemný disk. Každý krok zostáva zalogovaný.

Stav prevádzky

Prevádzkujeme

Na každú fotovoltaickú zákazku sú potrebné dva papiere: plnomocenstvo na zastupovanie pri rezervácii kapacity a súhlas so spracovaním osobných údajov. Údaje do nich už v systéme boli — len ich tam nikto nevedel dostať inak než prepísaním.

Automatika sa spúšťa sama, v momente, keď zákazka prejde do fázy, v ktorej sú tie dokumenty potrebné. Nikto na nič neklikne a na nič sa nezabudne, lebo krok nie je na zozname úloh — je súčasťou procesu.

Zákazník dostane dokumenty na elektronický podpis, podpísané verzie sa odkladajú na firemný disk a o každom odoslaní zostáva záznam. Keď sa niečo pokazí, vie sa kedy a na ktorej zákazke.

Táto štúdia je zároveň dobrým príkladom toho, čo znamená „automatizácia" v praxi: nevznikla nová aplikácia, do ktorej sa treba prihlasovať. Zmizla práca, ktorú predtým niekto robil ručne.

Technológie: Odoo · Elektronický podpis · Google Drive